"Miért fizessek szoftverért? A Google Sheets ingyen van, és a sofőrök is látják a telefonon!"
Ezt az érvet sokszor halljuk. És nem hülyeség. A Google Sheets valóban jobb, mint az Excel — legalább valós időben szerkeszthető, és mobilról is elérhető.
De van egy pont, ahol a "jobb, mint az Excel" már nem elég. És az a pont hamarabb jön el, mint gondolná.
Amit a Google Sheets jól csinál
Adjuk meg az ördögnek, ami az ördögé:
- Valós idejű szerkesztés: Többen dolgozhatnak benne egyszerre
- Mobilról elérhető: A sofőrök a telefonon megnézhetik
- Ingyen van: Nincs havidíj, nincs licence
- Rugalmas: Bármit bele lehet írni, bármilyen formátumban
Egy 2-3 járműves flottánál, napi 5-6 megállóval? Működhet. Egy ideig.
Ahol a Google Sheets nem elég
1. Nincs szállítólevél-kezelés
A Google Sheets-ben nincs digitális aláírás. Nincs automatikus szállítólevél. A sofőr megnézi a táblázatban, hova kell mennie — de az átvétel igazolása? Papíron marad.
Szóval a tervezés digitális, de a bizonyíték analóg. Fél megoldás.
2. Nincs számlázás
A Google Sheets nem tud NAV-kompatibilis e-számlát kiállítani. A szállítólevelekből továbbra is kézzel kell összerakni a számlákat a számlázó programban.
Tehát a munka felét megtartotta: az adminisztrációt.
3. Nincs GPS nyomkövetés
"Hol jár a 3-as kocsi?" A Google Sheets-ben nincs térkép. Nincs valós idejű pozíció. A sofőr megnyitja a táblázatot — de Ön nem tudja, hogy hol jár közben.
4. A rugalmasság egyben gyengeség
Bármit bele lehet írni. Bármilyen formátumban. Ez azt is jelenti: a sofőrök bármit beleírhatnak, bármilyen formátumban. Az egyik "20 karton"-t ír, a másik "20", a harmadik "húsz."
Nincs validáció, nincs kötött formátum, nincs ellenőrzés. A Google Sheets azt feltételezi, hogy mindenki fegyelmezetten, következetesen dolgozik. A valóság más.
5. Növekedésnél összeomlik
5 jármű, 10 partner, napi 30 megálló: a táblázat kezelhető. 10 jármű, 40 partner, napi 80 megálló: a táblázat káosz. Több füllel, több színkóddal, több "ne nyúlj ehhez a cellához" megjegyzéssel próbálja kezelni — de a rendszer nem skálázódik.
Mikor érdemes váltani?
Ha az alábbiak közül kettő teljesül, túlnőtt a Google Sheets-en:
- 5-nél több járműve van
- Naponta 20-nál több megállója van
- Hónap végén 2+ órát számlázik kézzel
- A sofőrök telefonálnak, mert "nem találják a táblázatban"
- Reklamációknál nem tudja bizonyítani az átvételt
A Google Sheets jó indulásnak. De a növekedésnek nem eszköze — hanem korlátja.
A FuvarPlus 30 napig teljesen ingyen kipróbálható. Nézze meg, mit kap a "ingyen" fölött — és döntse el, megéri-e.